Photo: Exemple d’un coussin fait avec la technique Fenêtre cathédrale, artiste Danielle Roy, présenté à l’exposition de la Guilde en mai 2024.
ORGANISATION
Les instances de la Guilde comprennent un Conseil d’administration et cinq comités.
Le Conseil d’administration
Le Conseil d’administration (CA) est formé de 5 membres et est élu pour administrer les affaires de la Guilde. Il se donne une structure interne en nommant parmi ses membres une personne à la présidence, à la vice-présidence, au secrétariat, aux finances et une personne à titre de conseillère.
Dans ses opérations administratives, le CA propose de nouveaux règlements, des modifications aux règles, soumet ses propositions à l’assemblée générale (AGA) et adopte les résolutions qui s’imposent pour réaliser les objectifs de la Guilde. Il prend les décisions concernant les achats et les dépenses à autoriser, les contrats et les obligations de reddition de compte auprès de la Ville de Québec et d’autres instances ainsi que la gestion des dons. Le budget annuel est adopté par l’assemblée générale annuelle. Le CA se réunit 5-7 fois par année ou plus au besoin. Les procès-verbaux de ces rencontres sont conservés dans les archives de la Guilde. La personne qui assure la présidence fait un bilan annuel à l’AGA pour approbation.
Composition du CA pour l’année 2024-2025, suite à l’Assemblée générale annuelle du 28 mai 2024
Présidence: Marie-Thérèse Duquette
Vice-présidence : Nicole Émond
Trésorière: Michèle Gagnon
Secrétaire : Pascale Gilles
Conseillère : Suzanne Bertrand
Sylvie Marcoux se joint au CA à titre de «stagiaire» pour se familiariser avec cette instance. Cet ajout permet de former une relève pour l’année à venir.
Comités
le comité de formation
Objectif: permettre aux membres d’acquérir de nouvelles connaissances techniques et culturelles par le biais de cours et de présentation sur la courtepointe. Le comité propose des cours ou des ateliers sur différents volets entourant la courtepointe. De 3 à 5 cours ou ateliers sont offerts chaque trimestre, d’une durée de 3 à 12 heures (1/2 journée à 2 jours). Des présentations et des capsules d’information sont aussi faites au moment des rencontres mensuelles. Tous les deux ans, en alternance avec l’exposition annuelle de Courtepointe Québec, une journée réflexion est organisée, fin mai - début juin et permet de se mettre à jour sur différentes techniques, outils, etc. entourant la courtepointe.
le comité des événements spéciaux
Objectif: permettre aux membres de participer à différentes activités qui favorisent le dynamisme de la Guilde. Pour ce faire, il organise des activités spéciales tels le défi textile, la visite de l’exposition de Courtepointe Québec, la retraite annuelle, le repas de Noël, et d’autres activités selon les circonstances et les initiatives de ses membres.
le comité de l’exposition
Objectif: initier et organiser les expositions qui permettent de souligner la créativité des membres de la Guilde auprès de la communauté. Ces expositions permettent aux membres de présenter leurs productions, quelles soient issues d’initiatives personnelles ou suite à un cours ou en participant au défi textile annuel. Le travail de ce comité nécessite de nombreuses étapes de travail avant la tenue des expositions pour en favoriser la réussite. En plus de l’exposition annuelle au Centre Noël-Brulart, la Guilde s’est associée depuis 2021 au Centre couture Montcalm/Club tissus de Québec pour proposer une exposition tournante des oeuvres de ses membres. L’exposition est renouvelée tous les trois mois.
le comité de gestion des ressources matérielles
Objectif: acquérir et gérer tout bien matériel de la Guilde. Les membres voient à l’inventaire des biens matériels qui sont regroupés au Centre Noël-Brulart dans une armoire dédiée et dans un local réservé. Ils font aussi le suivi des prêtes de matériel, proposent l’acquisition de biens utiles pour les activités de la Guilde et gèrent les dons de revues, livres et matériel faits par les membres.
le comité de rayonnement
Objectif: assurer la visibilité de la Guilde et de ses activités. Il a la responsabilité d’assurer la qualité du site web et la mise à jour des informations qui s’y retrouvent, de publiciser des informations grand public sur son site Facebook, de prendre contact avec les médias lors d’activités qui visent la communauté.
règlements
Adoptés à l’AGA du 18 mars 2023
Articles
I- Dispositions générales
1. Nom
2. Mission, buts et objectifs
3. Membre
4. Cotisation annuelle
II Assemblée des membres
5. Assemblée générale annuelle
6. Assemblée extraordinaire
7. Ordre du jour
8. Quorum
9. Vote
III Le Conseil d’administration
10. Nombre de membres
11. Éligibilité
12. Durée des fonctions
13. Élections
14. Devoir des membres du Conseil d’administration
15. Réunions du Conseil d’administration
16. Ordre du jour
17. Quorum
18. Vacance
IV Dirigeants
19. Nomination
20. Présidente
21. Vice-présidente
22. Secrétaire
23. Trésorière
24. Conseillère
25. Comités
26. Reddition de comptes
V Finances
27. Affaires financières
28. Exercice financier
VI Modification et prise d’effet
29. Abrogation ou modification aux règlements
30. Entrée en vigueur
I. DISPOSITIONS GÉNÉRALES
1. Nom
«Guilde des courtepointières appliquées»
Dans les règlements qui suivent, le mot Guilde désigne la Guilde des courtepointières appliquées.
2. Mission, buts et objectifs
Mission
Promouvoir, encourager, parrainer des activités reliées à l’art traditionnel et contemporain de la courtepointe, encourager l’innovation, briser l’isolement et favoriser l’inclusion sociale des membres (voir note).
Note: Le terme «membre» sera employé à la forme féminine dans le texte compte tenu de la réalité de la Guilde. Le règlement sera modifié s’il y a des changements dans la composition.
Buts et objectifs
APPRENDRE ET COMPRENDRE
Compte tenu de l’évolution de la courtepointe à travers le temps, la Guilde entend permettre à ses membres de découvrir et d’échanger sur les techniques traditionnelles et contemporaines de la courtepointe. Elle s’inspire de ce qui se fait au Québec et ailleurs dans le monde. Cela se fait notamment par les formations et les échanges entre membres.
PARTAGER ET TRANSFÉRER
La Guilde met en place des conditions pour favoriser le partage et le transfert des connaissances de chacune des membres au bénéfice de toutes, y compris pour la communauté plus largement. Ceci se concrétise à travers les activités de formation, les rencontres hebdomadaires et mensuelles, les expositions et diverses activités de rayonnement notamment par le site web, les applications virtuelles, les représentations.
S’ENGAGER ET PARTICIPER
L’organisation de l’ensemble des activités de la Guilde repose sur la contribution de ses membres bénévoles. Elle ne peut fonctionner sans l’engagement et la participation de chaque membre à la hauteur de ses disponibilités, ses qualités et son désir de contribuer à son fonctionnement.
Pour ce faire, les membres sont invitées à participer aux rencontres selon leurs disponibilités, que ce soit en présence ou virtuellement, à présenter leurs oeuvres lors des expositions ou lors des rencontres mensuelles si elles le désirent et, selon leurs intérêts, à participer aux projets communautaires. La participation peut aussi se faire auprès des autres membres par le mentorat ou en donnant des formations.
SE RESPECTER ET ÊTRE SOLIDAIRES
La Guilde valorise le plus grand respect de chacune des membres quel que soit son niveau d’apprentissage dans l’art de la courtepointe et encourage la solidarité.
Chaque membre est appelée à respecter et à reconnaître la propriété intellectuelle des oeuvres, qu’elles soient faites par d’autres membres ou des personnes de l’externe en mentionnant la provenance de ses inspirations lorsqu’elles sont connues.
CRÉER ET INNOVER
Parce que la courtepointe est un art en constante évolution, la Guilde offre des activités, notamment par la formation, qui permettent de s’informer, de créer et d’innover dans la démarche de création.
3. Membre
Toute personne intéressée à participer aux activités de la Guilde peut devenir membre en se conformant aux conditions suivantes:
• accepter de contribuer à la poursuite de la mission, des buts et des objectifs de la Guilde ;
• satisfaire à toutes conditions que peut décréter le conseil d’administration, par voie de règlement
• apporter ses outils lors des activités et d’en être responsable.
4. Cotisation annuelle
Le conseil d’administration propose le montant de la cotisation annuelle, de même que le moment, le lieu et la manière d’en effectuer le paiement. La cotisation annuelle couvre la période du 1er septembre au 31 août suivant.
Toute modification à la cotisation annuelle est présentée par le conseil d’administration à l’Assemblée générale annuelle pour approbation avec les justifications appropriées.
II. ASSEMBLÉE DES MEMBRES
5. Assemblée générale annuelle
L’assemblée générale annuelle des membres a lieu le dernier mardi d’avril ou à tout autre moment jugé opportun. Le conseil d’administration fixe l’heure et le lieu de l’assemblée. Un avis de convocation est adressé à tous les membres au moins 10 jours avant l’assemblée.
6. Assemblée extraordinaire
Une assemblée extraordinaire se tient quand une décision importante et urgente doit être prise, et que celle-ci ne peut attendre la date de l'Assemblée générale ordinaire pour être discutée.
Le conseil d’administration ou 10 membres et plus peuvent convoquer une assemblée générale extraordinaire à partir d’une demande écrite signée par les membres qui en font la demande, aux lieu, date et heure qu’ils fixent.
La secrétaire est tenue de convoquer cette assemblée. Un avis de convocation est adressé à toutes les membres au moins 10 jours avant l’assemblée et comprend le ou les buts de cette assemblée extraordinaire.
7. Ordre du jour
L’ordre du jour de toute assemblée générale annuelle doit contenir au minimum, mais non exclusivement, les sujets suivants:
• l’acceptation des rapports et des procès-verbaux de la dernière assemblée générale ordinaire;
• l’approbation des états financiers ;
• la présentation des prévisions budgétaires;
• l’approbation des règlements (nouveaux ou modifiés) adoptés par le conseil d’administration depuis la dernière assemblée générale;
• l’élection ou la réélection des membres du Conseil d’administration.
Pour éviter un prolongement indu de la durée de l’assemblée générale annuelle, l’ordre du jour devrait se limiter, si possible, aux sujets mentionnés dans l’avis de convocation.
8. Quorum
Le quorum de l’assemblée générale annuelle ou de toute autre assemblée des membres est fixé au nombre de membres présentes.
9. Vote
À une assemblée des membres, les membres en règle présentes ont droit à un vote chacune. En cas d’égalité des voix, la présidente a un vote prépondérant. Le vote se prend à main levée, à moins que 3 des membres présentes ne réclament le scrutin secret. En cas de vote au scrutin secret, la présidente de l’assemblée nomme deux scrutatrices parmi les membres en règle présentes pour distribuer et recueillir les bulletins de vote, compiler le résultat du vote et le communiquer à la présidente. À moins d’une disposition contraire dans la loi ou les présents règlements, toutes les propositions soumises à l’assemblée des membres seront adoptées à la majorité des voix exprimées (50% + 1).
III. LE CONSEIL D’ADMINISTRATION
10. Nombre de membres
Le conseil d’administration compte cinq membres.
11. Éligibilité
Toute membre en règle a droit de vote et peut être élue au conseil d’administration. Les membres du conseil d’administration ne sont pas rémunérées; seules les dépenses effectuées pour la Guilde sont remboursées.
12.Durée des fonctions
Les membres du conseil d’administration sont élues pour un mandat de deux ans, mais elles peuvent être réélues à la fin de leur terme.
13. Élection
Il y a élection des membres du conseil d’administration une fois par année à l’occasion de l’assemblée générale annuelle des membres.
En temps normal, il y a 2 postes à combler une année et trois l’année suivante.
Chaque année, le conseil d’administration informe les membres du nombre de postes qui arrivent à terme au moment de la convocation à l’assemblée générale annuelle.
À chacune des élections, toutes les personnes dont le mandat arrive à terme doivent se représenter si elles souhaitent poursuivre leur mandat.
S’il se produit une vacance au cours du mandat, les autres membres du conseil d’administration peuvent nommer une membre en règle pour combler cette vacance jusqu’à la prochaine élection.
14. Devoirs des membres du Conseil d’administration
Le conseil d’administration est élu pour administrer toutes les affaires de la Guilde.
Il se donne une structure interne en nommant parmi ses membres une présidente, une vice-présidente, une secrétaire, une trésorière et une conseillère.
Il propose de nouveaux règlements ou des modifications, les soumet à l’assemblée générale annuelle et adopte les résolutions qui s’imposent, pour réaliser la mission, les buts et objectifs de la Guilde.
Il prend les décisions concernant les achats et les dépenses qu’il peut autoriser, les contrats et les obligations où il peut s’engager, ainsi que la gestion des donations. Les prévisions budgétaires sont présentées à l’assemblée générale annuelle des membres après discussion auprès des comités.
15. Réunions du Conseil d’administration
Le conseil d’administration doit tenir toutes les réunions qui sont nécessaires à la bonne marche de la Guilde.
La secrétaire ou la présidente envoie ou donne les avis de convocation. La présidente, en consultation avec les autres membres du conseil, fixe la date des assemblées.
L’avis de convocation peut être écrit ou verbal; sauf exception, il doit être donné au moins deux jours avant la réunion.
Si toutes les membres du conseil sont réunies, elles peuvent, si elles sont d’accord, décréter qu’il y a réunion officielle et l’avis de convocation n’est alors pas nécessaire.
Un état des revenus et dépenses est présenté lors de chaque réunion afin que les membres puissent juger de la situation financière et du respect des prévisions budgétaires.
16. Ordre du jour
Si possible, et afin d’assurer une durée raisonnable des rencontres, l’ordre du jour se limite aux sujets mentionnés dans l’avis de convocation et aux sujets apportés par les membres en début de séance sous le volet Divers.
17. Quorum
Il y a quorum si 3 des membres du conseil sont présentes.
18. Vacance
Il y a vacance au conseil d’administration par suite de:
• la mort ou la maladie d’une des membres;
• la démission par écrit d’une membre ;
• l’expulsion d’une membre.
En cas de vacance, les autres membres du conseil d’administration peuvent exercer les fonctions à condition qu’il y ait quorum.
IV. DIRIGEANTS
19. Nomination
Ce sont les membres du conseil d’administration qui déterminent, en leur sein, les personnes qui occuperont les différents postes. Idéalement, une personne ne devrait pas détenir un même poste plus de deux termes consécutifs de deux ans. Toutefois, si aucune candidature ne se présente, elle peut se présenter à nouveau pour être membre du conseil d’administration et c’est cette instance qui déterminera le poste qu’elle occupera.
20. Présidente
La personne qui agit à titre de présidente de la Guilde établit les ordres du jour, préside toutes les réunions du conseil d’administration et les assemblées des membres. Elle surveille l’exécution des décisions du conseil d’administration et elle remplit toutes les fonctions qui lui sont attribuées par le conseil d’administration. Elle signe généralement, selon les attributions qui lui sont données par le conseil d’administration, les documents qui engagent la Guilde. Elle s’occupe également des relations publiques et de l’acheminement des documents aux membres.
21. Vice-présidente
La personne qui agit à titre de vice-présidente remplace la présidente en son absence et elle exerce alors toutes les prérogatives de la présidente. Elle agit en tout temps à titre de conseillère et peut se voir confier des mandats ponctuels par le Conseil d’administration.
22. Secrétaire
La personne qui agit à titre de secrétaire rédige tous les procès-verbaux des assemblées des membres et des réunions du conseil d’administration. Elle a la garde des archives, des livres des procès-verbaux et de la liste des membres du conseil d’administration, signe les documents qu’elle produit et ceux qui engagent la Guilde selon les attributions qui lui sont données par le conseil d’administration, rédige les rapports requis par diverses lois et la correspondance de la Guilde lorsque requis. Elle procède aux changements du nom des membres du Conseil d’administration auprès du Registre des entreprises.
23. Trésorière
La personne qui agit à titre de trésorière veille à l’administration financière de la Guilde. Elle s’assure du paiement des cotisations des membres. Elle tient le registre des membres réguliers. Elle signe les chèques et elle effectue les dépôts. Elle reçoit et effectue les paiements électroniques, produit les rapports financiers et suit les prévisions budgétaires en collaboration avec les membres des comités.
Une seule signature est nécessaire pour les effets de la Guilde, soit la trésorière ou la présidente en cas d’absence de celle-ci.
Elle effectue le paiement annuel des droits auprès du registre des entreprises et fait parvenir à Revenu Québec un rapport financier annuel.
Tout chèque payable à la Guilde doit être déposé au compte de celle-ci.
24. Conseillère
La personne qui agit à titre de conseillère s’assure de prendre connaissance de tous les documents qui sont déposés pour le conseil d’administration ou pour toute autre rencontre de la Guilde et donne son avis sur ceux-ci en amont ou au moment des rencontres. Elle peut se voir confier des mandats ponctuels par le Conseil d’administration.
25. Comités
Le conseil d’administration peut confier des mandats à des comités.
Les membres ne peuvent engager ou dépenser les fonds de la Guilde qu’à la condition d’y être autorisées par le conseil d'administration et par le comité au nom duquel ces dépenses sont encourues. Le montant des dépenses ne doit pas excéder la limite des crédits accordés.
26. Reddition de comptes
À la Ville de Québec :
À titre d’organisme reconnu par la Ville de Québec, la Guilde doit rendre compte de l’ensemble de ses activités à celle-ci. C’est le conseil d’administration, qui a cette responsabilité.
Cette reddition se fait après l’assemblée générale annuelle de la Guilde.
Elle comprend:
- La convocation à l’assemblée générale annuelle et l’ordre du jour
- Le rapport annuel d’activités fait par la présidente
- Le procès-verbal de l’assemblée générale annuelle de l’année antérieure
- Le procès-verbal provisoire de l’assemblée générale de l’année en cours
- Le rapport financier
- La liste des membres du conseil d’administation
- L'engagement à respecter les exigences liées à la reconnaissance d’organismes inscrits dans la Politique municipale de reconnaissance et de soutien des organismes à but non lucratif de la ville de Québec.
À Revenu Québec - Registre des entreprises
- Le rapport financier annuel à RQ
- La mise à jour des membres du CA au registre des entreprises
V. FINANCES
27. Affaires financières
Le conseil d’administration détermine l’institution financière où la trésorière effectue les dépôts et les paiements de la Guilde.
28. Exercice financier
L’exercice financier commence le 1er avril de chaque année et se termine le 31 mars suivant. Cette période est déterminée par la Ville de Québec selon son année financière.
À souligner que la période valide pour la carte de membre est du 1er septembre au 31 août de l’année suivante.
Les livres de la Guilde sont mis à jour le plus tôt possible à la fin de chaque exercice financier. Ces livres peuvent être consultés par toutes les membres en règle qui en font la demande.
VI. MODIFICATION ET PRISE D’EFFET
29. Abrogation ou modification aux règlements
Toute abrogation ou modification des règlements est soumise à l’assemblée générale annuelle des membres pour approbation.
30. Entrée en vigueur
Le présent règlement entre en vigueur 18 avril 2023.